《员工手册》的制定和实操方法

企业规章制度在企业人力资源管理中的作用是至关重要的。越来越多的中小企业借鉴大企业管理经验,开始起草制定符合自己规范员工行为的企业《员工手册》,这种做法是非常明智的。但是,有的企业制定了《员工手册》把各项制度都列入其中,却由于程序原因最终完整的《员工手册》就如同一张废纸,没有起到相应的作用,今天我们以案例的形式分析,给大家送上一些《员工手册》的程序性操作及公示的实操方法。

案例

朱某于2003年入职某汽车配件企业,任销售职位,月薪12000元。该企业为世界500强公司。2009年,朱某所在部门更换了新的部门经理,新的部门经理对朱某表现不满,加之其他工作中的冲突,欲将朱某辞退。2010年初,部门经理认为,朱某提交的工作记录是假的,与实际不符。而公司《员工手册》中恰有一条与该行为相符,且依据《员工手册》公司可以解除劳动合同。公司遂以“严重违纪”为由将朱某辞退,并向其发出《劳动关系解除通知书》。

朱某对公司的做法表示反对,与公司协商未果后,朱某将公司诉至劳动争议仲裁委员会,要求公司支付违法解除劳动合同赔偿金、年假补偿等共计20余万元。

首先,针对上述的案例,在规则上涉及哪些相关法律法规呢?

《劳动合同法》第四条规定,用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。

在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。

用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。

《劳动合同法》第三十九条规定,劳动者有下列情形之一的,用人单位可以解除劳动合同:

(一)在试用期间被证明不符合录用条件的;

(二)严重违反用人单位的规章制度的;

(三)严重失职,营私舞弊,给用人单位造成重大损害的;

(四)劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系,对完成本单位的工作任务造成严重影响,或者经用人单位提出,拒不改正的;

(五)因本法第二十六条第一款第一项规定的情形致使劳动合同无效的

(六)被依法追究刑事责任的。

其次,针对上述的案例,涉及的证据方面又有哪些?

以“严重违纪”辞退员工,是企业经常使用的与员工解除劳动合同的方法,但此种方法在实践应用中,却对企业要求较高,稍有疏忽,企业将会面临承担违法解除,支付赔偿金的法律风险。

在本案中,虽然员工确实发生了违纪行为,企业的《员工手册》中也确有公司可以辞退的规定,但却因为一个小小的疏忽导致仲裁的失利。庭审中,企业为了证明以“严重违纪”辞退员工的合法性,提供了两方面证据:

第一方面:员工的违纪事实。

第二方面:该《员工手册》经过了民主程序和向员工公示。

本案中,企业关于“员工违纪事实”及“《员工手册》经过民主程序的证明”存在一定瑕疵,但此处我们可以暂且忽略(后面会详细说明“民主程序”的方式),而将证据的重点放在《员工手册》的公示环节。

通常企业向员工公示《员工手册》的方式是让每一位员工签字。即企业在一页A4纸上,抬头写明“《员工手册》签收表”,然后,下面打印上每个员工的名字,员工在自己名字旁边手写签名。但该企业因员工较多,一页纸无法签下,故后面页以同样的方式打上员工的名字,让员工在名字后面签字。后面的签字页却没有标准文件抬头,页面上显示的就是员工的名字和签字,也就是这样的一个小疏忽,为后续的仲裁种下了不利的种子。因为这样的文件无法证明该签字表就是“员工手册的签收表”。员工也正是抓住了企业这一漏洞,对于《员工手册》签收予以否认,使得企业无法证明其《员工手册》已经向员工公示。

最后,如何使《员工手册》既能符合法律法规,又能成为企业的有利证据?

《员工手册》作为企业内部的小法律,对企业的作用非同小可。小到员工的日常管理,大到双方发生劳动争议,无论从哪个角度讲,一部好的有效地《员工手册》都无疑是企业保驾护航的有利工具。

一份有效的《员工手册》在程序有两个关键步骤:

第一,要经过民主程序。

第二,要向员工公示。

这两个生效要件缺一不可。

(一)进行民主程序的方式

企业通过民主程序的方式法律未做强制性规定,所以,在实践中,企业可根据自身特点选择适合的方式。就此,列举几种供企业参考:

1、征集意见表的方式。即企业在《员工手册》制定后,向员工发放《员工手册征集意见表》,通过回收表单的方式来听取员工的意见,在必要时再与员工协商;

2、召开全体会议的方式征求意见。在会议上分部门发言,记录下员工意见,并当场协商决定;

3、分部门讨论,收集意见后交HR汇总。实践中,民主的形式不拘一格,企业可根据自身情况选取。

有些企业,不愿进行民主程序,主要是担心民主程序会妨碍《员工手册》的通过,担心员工提出各式各样的意见,对企业管理不利。《员工手册》的内容很多是规范员工行为的,有些条款可能的确很难达成一致。但这正是考验我们管理方法的时候,不能因小失大不进行民主程序,这样的结果反而对企业不利,使得《员工手册》不能发生应有的效力。

(二)《员工手册》的公示方式及注意事项

对于《员工手册》的公示方式,实践中,存在多种形式,比如:

1、将《员工手册》打印成册发放给员工,由员工在最后一页上签字后撕下半页交给企业留存;

2、制作《员工手册》领取表,在表单上让员工签字领取;

3、将《员工手册》放置在企业内部网络平台,每个员工皆可以通过公司网站进行查询、查看;

4、将《员工手册》通过电子邮件,向每一位员工送达;

5、对员工进行任职前培训,培训内容包括对《员工手册》内容的培训。在培训时,应聘员工都要登记、签到;培训结束时,对员工进行考试,答卷上要签自己的名字;

6、将《员工手册》公布在企业的会议室、办公大堂或公告栏内;

而文章开头的案例中,采取的就是上述第2种方式,但因“员工签字表”上缺少表头,而使得无法认定签收的为《员工手册》。这些都是《员工手册》签收的小细节,需要企业HR留意。

在这个环节中,无论采取哪种公示方式,企业都务必把握两个要点:

第一、企业需保有向劳动者公示的证据;

第二、该证据具有证明效力。

重视《员工手册》的作用,在实践中,做好《员工手册》的生效工作,并保留好相关证据,使得《员工手册》能够真正为企业的规范和发展起到良好的保障作用。

《员工手册》是企业内部的“小法律”,也是企业内部的“制度”的大全。企业据此来聘用新员工,解聘不合格的员工,对表现好的员工进行奖励,而对违纪员工进行处分等。企业《员工手册》就是内部规章,《员工手册》内容必须让员工知道,没有为员工知悉的《员工手册》对员工无效,依据它所做出来的奖励、处分或解聘员工也都不产生法律效力。

 

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